Dit is nou weer Februarie en die eerste maand van die jaar is alreeds verby! Moontlik voel jy klaar dat die jaar met jou weghardloop. Indien wel, is hierdie artikel vir jou. Ek verduidelik graag wat nodig is om jou finansiële jaareinde seepglad te laat verloop.

Belangrike datums om te onthou (vir Februarie-jaareinde):

  • 2018/02 Voorlopige belastingbetaling – 28 Februarie 2018.
  • Laaste dag vir indiening van 2017-inkomstebelastingopgawe vir maatskappye en beslote korporasies (BK’s) – 28 Februarie 2018.
  • Laaste dag vir indiening van IRP5-rekonsiliasies – 31 Mei 2018.
  • Laaste dag vir finalisering van finansiële state – 31 Augustus 2018.
  • 2019/01 Voorlopige belastingbetaling – 31 Augustus 2018.
  • 2018/03 Voorlopige belastingbetaling (opsioneel) – 28 September 2018.

Voorbereiding vir finansiële jaareinde

Neem ’n middag om deur die rekords vir die jaar, wat binnekort eindig, te werk en solank voor te berei vir die vrae wat jou rekenmeester gaan vra wanneer die finansiële state saamgestel word.

Dink aan transaksies soos die onderstaande, maak ‘n lys daarvan en stuur dit deur aan jou rekenmeester. Dit sal julle beide baie tyd spaar in die toekoms en soos die noodlot dit wil hê, gaan jy nie noodwendig alles onthou of tyd hê om te antwoord wanneer die vrae begin deurkom indien jy dit nie nou doen nie.

Belangrik: Waar die antwoord ja is op enige van die onderstaande vrae, moet jy ondersteunende dokumente bymekaar maak en dit ook vir jou rekenmeester deurstuur.

Wat is ondersteunende dokumente?

Ondersteunende dokumente is enige dokument van ‘n derde party, soos ‘n motorhandelaar, wat skriftelike bewyse lewer dat ‘n transaksie wel plaasgevind het. Voorbeelde is belastingfakture, fasiliteitsbriewe, kwitansies, kontrakte en dies meer.

Bates

  • Het jy enige nuwe eiendom, aanleg of toerusting aangekoop gedurende die jaar?
  • Het jy enige nuwe eiendom, aanleg of toerusting ingeruil/verkoop gedurende die jaar?
  • Is enige van jou bates gesteel gedurende die jaar, aangesien daar vir daardie verliese verantwoording gedoen moet word in die finansiële state.

Lewende hawe

  • Het jy enige nuwe lewende hawe aangekoop gedurende die jaar?
  • Het jy ‘n nota gemaak om ‘n veetelling op jaareinde te hou om te bepaal hoeveel lewende hawe jy besit?
  • Het jy enige lewende hawe gedurende die jaar verkoop?
  • Het jy rekord gehou van die natuurlike aanwas/vrektes gedurende die jaar?

Beleggings

  • Het jy enige nuwe beleggings gemaak gedurende die jaar?
  • Het jy enige onttrekkings uit jou beleggings gemaak gedurende die jaar?

Kontant en bankrekeninge

  • Het jy gedurende die jaar enige nuwe bankrekeninge geopen waarvan jou rekenmeester nog nie bewus is nie?
  • Het jy alle kleinkasinkomste en -uitgawes behoorlik op ‘n kleinkasskedule opgeteken?

Debiteure en lenings

  • Is daar enigiemand wat jou geld verskuldig is? Indien wel, moet jy rekord hou van die rente wat jy op die rekening gehef het, tesame met enige terugbetalings ontvang en verdere lenings gemaak.

Laste

  • Het jy sekuriteit geteken vir enige nuwe lenings aan finansiële instellings gedurende die jaar?
  • Het jy enige nuwe lenings aangegaan met verwante partye en/of finansiële instellings

Krediteure

  • Is daar enige bedrae wat jy steeds aan ander partye verskuldig is vir aankope van items wat binne die volgende twaalf maande betaalbaar is?

Werknemers

  • Is alle opgawes by die Departement van Arbeid (UI-19 en RoE) en die Suid-Afrikaanse Inkomstediens (EMP201) ingehandig en op datum?
  • Was daar enige nuwe aanstellings/afdankings/bedankings gedurende die jaar?
  • Het jy rekord gehou van hoeveel werknemersbelasting (LBS), werkloosheidsversekering (WVF) en vaardigheidsontwikkelingsheffings (SDL) daar vir elke werknemer oorbetaal was?

Nadat jy deur die bogenoemde punte gewerk het (en die lys kan met tyd langer of korter word soos jou onderneming verander), sal jy met meer duidelikheid die groot gebeure aan jou rekenmeester kan verduidelik. Ek stel altyd voor dat hierdie punte skriftelik gedoen word, aangesien jy daardie dokumente aan jou rekenmeester kan oorhandig en hulle sal nie verder nodig hê om jou te kontak nie.

Stel dan ook vir jouself die doel om de bogenoemde elke maand af te handel om jou meer tyd te bespaar in die toekoms.

Finalisering van die jaar se belasting

In terme van die Maatskappywet van 2008, soos gewysig, word die direkteure van ‘n maatskappy of BK verplig om binne ses maande na die einde van die finansiële jaar, hul finansiële state te finaliseer.

Wanneer die finansiële state saamgestel word, bepaal ‘n goeie rekenmeester altyd vir watter belastingtoelaes sy kliënt kwalifiseer en bespreek hy of sy dit met die kliënt sodat die nodige voorbereidings vir die toekoms getref kan word.

Deur gebruik te maak van die voorafgenoemde vraelys, kan daar bepaal word of jou onderneming vir enige aftrekkings kwalifiseer. Die aftrekkings waarvoor jy mag kwalifiseer, het ek reeds in ‘n vorige artikel in Veeplaas bespreek. Verwys gerus weer daarna indien jy jou geheue wil verfris.

Sodra die finansiële state vir die jaar gefinaliseer word, kan jou belastingpraktisyn die wins vir die jaar gebruik om alle belasting-aansuiwerings aan te bring, waarna jou belasbare inkomste vir die jaar bepaal sal word. Deur die toepaslike belastingskale op jou onderneming toe te pas, sal die belastingverpligting vir die jaar bepaal word, waarna die voorlopige belasting wat jy reeds betaal het, afgetrek word (verwys na Veeplaas van September 2017).

Die verskil tussen die finale belasting vir die jaar en dit wat jy reeds betaal het, moet teen 28 September 2018 betaal word om laatbetalingsrente te voorkom. Die doel is dus om jou onderneming se finansiële state in Maart of April elke jaar te finaliseer, sodat jy genoeg tyd op hande het om die nodige kontantvloeibeplanning te kan toepas om die geld in September gereed te hê.

Vandag is daar geen verskoning dat jou onderneming se finansiële state nie teen einde April op die laatste, gefinaliseer kan word nie.

Indien jy van die dienste van ‘n rekenmeester gebruik maak, is dit sy of haar plig om te verseker dat alles in hul vermoë gedoen word om jou so spoedig moontlik te laat weet wat die finale belasting vir die jaar gaan wees, maar wees deeglik bewus daarvan dat die finale verantwoordelikheid steeds by jou as direkteur lê, om te verseker dat die onderneming voldoen aan die toepaslike wette.

Die rekenmeester se benodigdhede

Om dinge vir jou rekenmeester so maklik moontlik te maak, is dit goed om lêers by te hou met die volgende dokumente daarin wat per finansiële jaar geliasseer is:

  • VAT201-berekeninge en -opgawes.
  • UI-19-berekeninge en -opgawes.
  • EMP201-berekeninge en -opgawes.
  • Fakture vir bates aangekoop.
  • Kontrakte gesluit gedurende die jaar.
  • Beleggingstate van finansiële instansies.
  • Belastingsertifikate (IT3 (b), (c) en (s)).

Indien jy nou die tyd neem en die laaste administrasie vir die jaar wat eindig afhandel, sal jy werklik die beste kan maak van die jaar wat voorlê, aangesien daar geen toutjies gaan wees wat jou konstant terugtrek na die verlede nie. – Frans van Eden

Frans van Eden is die besturende direkteur van Prioritise (Pty) Ltd, ‘n rekenmeester
en spesialiseer daarin om besighede se omset, wins en kontantvloei te groei.
Vir meer inligting, stuur ‘n epos aan frans@prioritise.co.za.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here